هل شعرت يوماً بأنك فقدت القدرة على تتبع التغييرات التي تحدث في متجرك الإلكتروني؟
من الرسائل النصية التي تُرسل للعملاء، إلى التعديلات التي تُجرى على المنتجات أو الحسابات – قد يبدو الأمر مشتتاً أو حتى مربكاً أحياناً.
هنا يأتي دور سجلات العمليات، التي صُممت لتكون أداتك الفعالة لمتابعة كل صغيرة وكبيرة تحدث في متجرك، بدقة وشفافية وفي الوقت الفعلي.
سجلات متكاملة تمنحك رؤية واضحة وتحكماً أفضل. تابع القراءة لاكتشاف كيفية استخدامها بذكاء.
📌 المحاور الرئيسية للمقالة:
- صفحة السجلات
1- الرسائل النصية
2- سجل العمليات
3- سجل التصدير
- حالات عملية لاستخدام السجلات
🚀 صفحة السجلات
من قائمة (الكل), توجه إلى قسم (السجلات).
تتضمن صفحة السجلات عرضاً وافياً حول سجلات:
1- الرسائل النصية
2- سجل العمليات
3- سجل التصدير
📝 ملاحظة هامة: ستُعرض كافة العمليات التي تمت خلال الـ 10 أيام الماضية.
1- الرسائل النصية
يمكنك عرض الرسائل النصية أو رسائل الواتساب المُرسلة من متجرك إلى العملاء، ستظهر تفاصيل الإجراءات التي تمت على الطلب أو رمز التحقق المُرسل للعميل، من حيث نص الرسالة ورقم العميل مع توضيح التاريخ والوقت ونوع الرسالة وحالتها.
كما يمكنك عرض الرسائل المُرسلة إلى عميل من خلال حقل البحث عبر البحث عن اسم العميل أو رقم جواله، بالإضافة لخيارات البحث المتقدمة بضغط (تصفية).
حيث يمكنك تصفية الرسائل وفق عدة خيارات من تاريخ الرسالة أو حالتها أو حتى نوعها.
2- سجل العمليات
يعرض سجل العمليات، آخر العمليات التي تمت على:
- العملاء: إضافة عميل - تحديث - حظر - إلغاء حظر - إضافة عميل للمجموعة - إضافة مجموعة عملاء - تحديث مجموعة عملاء.
- عمليات المنتجات: إضافة منتج - تحديث - حذف - إخفاء - إظهار
- الموظفين: اختيار موظف أو أكثر.
- ترتيب العمليات
- تاريخ السجل
- عمليات الكوبونات: إضافة كوبون - تعديله - حذفه - تفعيله - تعطيل الكوبون.
- العروض الخاصة: إضافة عرض خاص - تعديله - حذفه - تفعيله - تعطيل عرض خاص.
- الطلبات: إنشاء طلب - تغيير حالة طلب - حذف طلب
كما يمكنك البحث عن عملية ما من حقل البحث عبر الاسم أو الفئة أو تفاصيل المستخدم، أو لخيارات أكثر دقة اضغط (تصفية) وحدد عوامل التصفية المطلوبة.
3- سجل التصدير
يمكنك من خلال سجل التصدير معرفة آخر عمليات التصدير التي تمت على:
ويمكنك إعادة تحميل الملف المُصدر بالضغط على رمز التحميل للملف المطلوب.
كما يمكنك البحث عن عملية ما من حقل البحث عبر الاسم أو الفئة أو تفاصيل المستخدم، أو لخيارات أكثر دقة اضغط (تصفية) وحدد عوامل التصفية المطلوبة كنوع الحدث أو تاريخه.
💡 حالات عملية لاستخدام السجلات
✅ سجل الرسائل النصية
عميل اشتكى من عدم استلام كود التحقق أثناء التسجيل
➡️ يمكن التحقق من سجل الرسائل لمعرفة هل تم إرسال الرمز بنجاح أم لا، وتوقيته.
انقطاع مؤقت في خدمة الرسائل وأردت التحقق من عدد الرسائل الفاشلة
➡️ استعرض حالة الرسائل لمعرفة عدد الرسائل التي لم تُسلّم بسبب خطأ تقني أو مشكلة في الشبكة.
رغبت بتحليل فعالية رسائل إشعارات الطلبات
➡️ من خلال السجل، يمكن فلترة الرسائل حسب النوع وتحليل كم رسالة إشعار تم إرسالها خلال فترة معينة.
التحقق من رسائل واتساب التذكير بالدفع
➡️ يمكن التأكد أن العميل استلم الرسالة وقراءتها من خلال حالة الرسالة وتوقيتها.
مقارنة عدد الرسائل المُرسلة في حملة معينة
➡️ باستخدام التصفية حسب التاريخ والنوع، يمكن معرفة حجم الرسائل المُرسلة خلال حملة ترويجية محددة.
مراجعة الرسائل المُرسلة إلى عميل VIP لتوثيق التواصل
➡️ يُمكن البحث باسم العميل ومراجعة سجل كامل للتواصل معه، مفيد في حالة العملاء المهمين.
🔄 سجل العمليات
أردت معرفة من قام بتعديل سعر منتج معين فجأة
➡️ السجل يوضح من قام بالتعديل، توقيته، ونوع التعديل.
تم حذف كوبون خصم مهم بالخطأ
➡️ يمكنك معرفة من قام بحذفه ومتى، ما يسهّل استعادته أو التواصل مع الموظف المعني.
عميل اشتكى من حظره دون علمه
➡️ تحقق من سجل العمليات لتعرف متى تم الحظر ومن نفّذه.
تم تغيير حالة طلب إلى (مكتمل) قبل أن يُشحن فعليًا
➡️ من خلال السجل يمكنك التحقق من التغيير وتتبع الأخطاء التشغيلية.
أردت متابعة أداء الموظفين الجدد في الأسبوع الأول
➡️ يمكنك فلترة السجل حسب اسم الموظف ومراجعة العمليات التي قام بها.
متابعة تعديلات تمت على مجموعة عملاء محددة
➡️ السجل يعرض تفاصيل تحديثات المجموعات، إضافة/إزالة عملاء، أو تعديل خصائصهم.
التأكد من أن جميع الطلبات تمت معالجتها حسب السياسة
➡️ بمراجعة سجل العمليات الخاص بالطلبات، يمكنك تتبع التحديثات لحالات الطلبات.
رصد أي حذف غير مبرر للمنتجات
➡️ تحقق من السجل لرصد أي عملية حذف ومعرفة من قام بها.
مراقبة تفعيل أو تعطيل العروض الترويجية بشكل مفاجئ
➡️ يعرض السجل أي تعديل على العروض، مما يساعدك على ضبط إدارة العروض.
التحقيق في إخفاء منتج عن الظهور دون إشعار مسبق
➡️ يظهر السجل توقيت الإخفاء والشخص الذي قام به.
📤 سجل التصدير
فقدت ملف تصدير يحتوي على بيانات الطلبات
➡️ يمكنك ببساطة العودة للسجل وإعادة تحميل الملف المطلوب.
أردت مراجعة من قام بتصدير بيانات المنتجات الحساسة
➡️ يوضح السجل اسم المستخدم وتاريخ التصدير، مما يعزز الرقابة.
التحقق من أن تقريرًا تم تصديره فعليًا وأُرسل إلى جهة خارجية
➡️ من خلال السجل تتأكد من وجود التصدير وتوقيته، ما يدعمك توثيقيًا.
تحليل وتكرار عملية تصدير ناجحة استخدمها الفريق مسبقًا
➡️ يمكنك الرجوع لسجل التصدير وإعادة تنفيذ نفس التصفية أو التصدير.
رغبت بتصدير بيانات العروض ولكن لم تتأكد من تنفيذ العملية
➡️ السجل يخبرك إذا تمت العملية فعلاً أو إن كان هناك خلل أثناء التصدير.
تحديد المسؤول عن تسريب ملف تم تصديره دون إذن
➡️ السجل يوضح من قام بالتصدير وتوقيته، مما يسهل التحقيق.
التأكد من أن ملفات التصدير اليومية يتم توليدها بانتظام
➡️ يتيح السجل مراجعة دورية العمليات والتأكد من الالتزام بالإجراءات.